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1753简单几招告诉你行政机关应该如何分信、收信和拆信?

时间:2018-12-11 05:55:55  来源:本站  作者:

  ,北京市海定区人民政府法制办工作人员,中国政法大学法学专业毕业,从事政府法制工作十余年,办理行政复议案件三千余件,代理区政府应诉案件数百件,具有丰富的政府法制工作经验。

  记得十年前刚开始从事行政复议工作时,经常在接待室与各位申请人面对面畅谈人生,谈着谈着,很多案子也就解决了,但现在,我和大部分申请人都变成了笔友,他写信给我申请复议,我作出决定邮寄给他,很多申请人和我就这么默契合作多年,竟然都没见过面,这年头纯靠写信交流的,绝对都是真爱......

  近年来,越来越多的老百姓通过写信向政府维权,以北京市某区政府为例,本年度全区行政案件中,有一半以上都是由邮寄信件产生的行政行为,这里面包括信息公开、行政复议、要求政府履责等案件类型,看似从当面申请到邮寄申请这样一个小小的变化,却对整个案件的胜败起着至关重要的作用,很多案件就这样输在了起跑线上。但是,很遗憾的是,除了业内人士,很少有人关注到这一问题的重要性,也并未在这一环节配备专业的工作人员。目前各行政机关并没有统一的收信分信部门,有的是收发室,有的是政府办公室,有的是信访办办信部门,很多单位只有一名普通工作人员甚至外聘工勤人员进行收信分信,他们对后续信件办理和应诉工作并不了解,很难从源头上避免败诉风险。

  分信真的太重要了,为啥这么说呢?因为实在是不好分啊,除非非常明确属于某单位职责的信件,但凡有一点争议的,都分不出去啊,通常几十天的办理时限,在各部门的扯皮过程中就要耗费掉一多半,对不起,我又说实话了。

  行政机关收到的信件,通常包括以下几种类型:行政复议申请、信息公开申请、信访请求、履行职责申请等。而根据信件的请求又可以将这些信件笼统的区分为属于行政职责和不属于行政职责。对于属于行政职责的信件,比如行政复议申请、信息公开申请以及其他履责类申请,行政机关要特别注意,因为此类申请日后都可以进入行政诉讼的受案范围,一个处理不慎,就会引发败诉的严重后果。另一类不属于行政职责的信件,通常可以转至信访部门办理。此种分类处理模式目前从理论到实践中都还有争议,干货君也就不给您一一分析了,此处省略一万字,感兴趣的同学可以参考干货君以前的文章《履责和信访,傻傻分不清?》。

  收信之所以也很重要,因为这里面涉及一个非常关键的时间点,就是签收时间,签收时间直接关系到整个行政行为办理期限的起算,不管是行政复议的60天结案,信息公开的15个工作日答复.......都要从签收时间开始起算。所以在此特别提醒各位办信人员,当你收到一封信的时候,如果你不是从邮递员手里第一时间签收的,那请你一定要仔细核对下邮戳时间,如果是快递,一定要上网查一下快递单号的签收时间,因为基本上所有行政行为办理时限的起算都是从你单位签收时间开始计算,而不是具体工作人员收到的时间开始计算的。

  比如说,有一封信息公开申请是1月10日由区政府收发室签收的,经过一系列流转,到达信息公开工作人员的时间是1月15日,此时就应该以1月10日开始起算。实践中,干货君经常收到一些领导批办的履责申请信件,此种没有具体履责时限规定的信件,办理时限通常是60天,因为法律规定超过60天,申请人就可以去法院起诉行政机关不履责了,但这类信件流转到干货君手里时,通常已经过去30至40天了,但此时,我也只能把我收到这些申请的时间默默做一个工作记录,然后流着泪在所有文书上落下邮戳上显示的时间,作为区政府的收信时间。

  说到拆信,最需要注意的一个问题就是——别把信给撕了,当然这也适用于各种邮件、快递....,干货君作为中二届的杰出代表已经屡次在拆快递的时候把衣服剪破了......

  拆信阶段最需要注意的问题就是——信封!一名有经验的职业寄信人通常会在信封上注明信件里的内容,就是酱婶滴......

  为什么要看信封的内容呢,那是因为一定要核对信封上所写的内容和你收到的是不是一致,如果不一致,寄信人会以信封上记载的内容举证自己邮寄的内容,而行政机关此时一般情况下是不会有证据的,因为你不可能在拆信时进行录像,如果你不核对信件内容,信封里少了一份申请,到法院应诉时,就说不清楚了,此时法院一般就会支持申请人的主张,因为此时虽然查不清楚信封里到底有几份申请,但因为信封记载的内容与实际内容不一致,此时在信封上记载的材料页数出现矛盾、信封内的实际材料数量与信封上记载的材料情况不一致的情况下,行政机关未从合理行政的角度尽到对申请人的提示义务,属于未尽到合理注意义务,败诉风险较大。

  最后想给大家说一下的是拒收,很多行政机关出于各种各样的原因想要拒收来信,此时你应该考虑清楚。

  首先拒收行为可诉,因为拒收行为系行政机关针对特定相对人和特定事项作出的,且对相对人产生了权利义务上法律后果的行为,故应属于可诉的行政行为。千万不要抱有侥幸心理,认为拒收就一了百了了,寄信人一来可以诉你的拒收行为,二来可以待履责期限一过,就诉你不履责,到时举证的时候还是会查到你的拒收行为,所以说拒收绝对不是一个好习惯。

  其次即使是收件信息写的不清楚有争议,此时你也应该认真甄别,最重要是看一下信封有没有写上信件内容,比如信息公开申请、行政复议申请等,如果有此类明确属于政府职责的内容,即使申请人写的单位名称或电话不详细,法院一般也会支持原告的主张:“既然信件已到达行政机关处,按照一般理解可以得出寄件人向行政机关提出的是要求其履行有关政府信息公开职责的公务行为、并非私务行为这一结论;行政机关的拒收行为表明其未尽到合理注意的义务”(摘自《北京市第四中级人民法院2015年行政审判十件典型案例》之案例三)

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